Trong quá trình quản lý kho hàng, kiểm soát hàng hóa xuất – nhập – tồn là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả vận hành của mỗi doanh nghiệp. Và một trong những công cụ truyền thống nhưng không thể thiếu để đảm bảo sự chính xác, minh bạch chính là thẻ kho. Vậy thẻ kho là gì, vai trò ra sao trong quy trình quản lý hàng hóa và làm thế nào để sử dụng thẻ kho một cách hiệu quả? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của One Tech Việt Nam.
Nội dung bài viết
Thẻ kho là gì? Mục đích và đối tượng sử dụng thẻ kho
Thẻ kho là gì? Thẻ kho là một loại chứng từ nội bộ dùng để ghi chép toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng tại một thời điểm cụ thể. Trên mỗi thẻ kho sẽ thể hiện rõ các thông tin như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, ngày tháng, số lượng nhập – xuất – tồn, số phiếu nhập xuất và chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Mỗi mặt hàng tại mỗi vị trí kho cần có một thẻ kho riêng biệt để đảm bảo việc quản lý chính xác và rõ ràng.
Mục đích sử dụng thẻ kho
- Mục đích chính của thẻ kho là theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho theo thời gian thực. Cụ thể:
- Giúp thủ kho nắm được tình hình xuất – nhập – tồn một cách chi tiết từng ngày.
- Hỗ trợ kế toán kho trong việc đối chiếu số liệu với phiếu xuất – nhập và sổ sách kế toán.
- Là căn cứ quan trọng khi kiểm kê định kỳ, lập báo cáo tồn kho hoặc xử lý thất thoát hàng hóa.
- Góp phần minh bạch hóa hoạt động vận hành kho, nhất là với kho hàng lớn, nhiều chủng loại sản phẩm.
Đối tượng sử dụng thẻ kho
Thẻ kho được sử dụng bởi các vị trí liên quan trực tiếp đến quá trình quản lý kho hàng, bao gồm:
- Thủ kho: Là người trực tiếp ghi chép thông tin lên thẻ kho sau mỗi lần hàng được xuất hoặc nhập.
- Kế toán kho: Có nhiệm vụ đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và các chứng từ kế toán, từ đó tổng hợp báo cáo hàng hóa.
- Quản lý kho / chủ cửa hàng / trưởng bộ phận: Sử dụng thông tin trên thẻ kho để giám sát hoạt động, lập kế hoạch nhập hàng hoặc xử lý hàng tồn.
Các loại thẻ kho phổ biến hiện nay trên thị trường
Thẻ kho giấy truyền thống
Thẻ kho là gì? Thẻ kho giấy là hình thức ghi chép thủ công truyền thống, được sử dụng phổ biến từ lâu trong các kho hàng. Trên mỗi thẻ, thủ kho sẽ trực tiếp viết tay hoặc in thông tin liên quan đến hàng hóa, bao gồm tên hàng, mã hàng, số lượng nhập – xuất – tồn, ngày tháng và chữ ký xác nhận. Ưu điểm của thẻ kho giấy là dễ triển khai, chi phí thấp, không cần sử dụng phần mềm hay thiết bị điện tử. Tuy nhiên, nhược điểm là dễ xảy ra sai sót khi ghi chép, tốn thời gian đối chiếu, và có nguy cơ bị mất mát, hư hỏng trong môi trường kho ẩm thấp. Loại thẻ này phù hợp với các mô hình nhỏ lẻ hoặc cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, ít chủng loại hàng hóa và không yêu cầu tốc độ xử lý cao.
Thẻ kho điện tử / phần mềm
Thẻ kho điện tử là giải pháp hiện đại thay thế cho thẻ giấy truyền thống, hoạt động trên nền tảng phần mềm quản lý kho kết hợp với công nghệ mã vạch hoặc mã QR. Tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa được nhập trực tiếp vào phần mềm, giúp hệ thống tự động cập nhật số liệu xuất – nhập – tồn theo thời gian thực. Việc quản lý thẻ kho theo cách này không chỉ tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu mà còn đồng bộ với hệ thống kế toán, hỗ trợ lập báo cáo, kiểm kê và phân tích tồn kho một cách nhanh chóng, chính xác. Thẻ kho là gì? Thẻ kho điện tử đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều mặt hàng, hoặc đang trong quá trình chuyển đổi số, cần tăng tốc độ xử lý và hạn chế rủi ro từ việc quản lý thủ công.
Xem thêm bài viết: Mẹo quản lý hàng tồn kho không thể bỏ qua
Mẫu thẻ kho theo quy định Bộ Tài chính
Mẫu theo Thông tư 200 (áp dụng cho doanh nghiệp lớn)
Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành quy định mẫu thẻ kho mang ký hiệu S12-DN, được thiết kế với đầy đủ các thông tin chi tiết để đáp ứng nhu cầu quản lý kho tại các doanh nghiệp có quy mô lớn. Thẻ kho là gì? Mẫu thẻ này bao gồm nhiều cột thông tin như: ngày tháng ghi sổ, số hiệu chứng từ, diễn giải nghiệp vụ, số lượng nhập – xuất – tồn kho… nhằm giúp kế toán và thủ kho theo dõi một cách chặt chẽ các hoạt động phát sinh trong kho hàng. Nhờ tính chi tiết, mẫu này rất thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại lớn cần quản lý số lượng hàng hóa lớn, đa dạng chủng loại và yêu cầu tính chính xác cao.
Mẫu theo Thông tư 133 (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Bộ Tài chính ban hành mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, mang ký hiệu S08-DNN, với cấu trúc đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng hơn so với mẫu theo Thông tư 200. Mẫu này được rút gọn các phần nội dung không quá cần thiết, tập trung vào những thông tin cốt lõi như tên hàng, số lượng, ngày tháng nhập xuất và tồn kho cuối kỳ. Điều này giúp kế toán và thủ kho tiết kiệm thời gian ghi chép mà vẫn đảm bảo quản lý kho hiệu quả. Mẫu theo Thông tư 133 là lựa chọn phù hợp cho các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp nhỏ, nơi lượng hàng hóa không quá lớn và bộ máy kế toán còn gọn nhẹ.
Hướng dẫn cách ghi và sử dụng thẻ kho hiệu quả
Nguyên tắc lập thẻ kho
Thẻ kho là gì? Mỗi thẻ kho chỉ nên áp dụng cho một loại hàng hóa tại một vị trí lưu trữ cụ thể trong kho. Khi bắt đầu phát sinh giao dịch nhập kho, thẻ kho cần được lập ngay, có ghi rõ thông tin về tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng ban đầu (nếu có). Việc lập thẻ kho thường do bộ phận kế toán hoặc người phụ trách kho thực hiện, sau đó chuyển cho thủ kho để sử dụng. Thẻ cần được in theo mẫu chuẩn, phân thành bảng biểu dễ theo dõi và điền thông tin đầy đủ theo cột, hàng quy định.
Cách cập nhật dữ liệu sau mỗi lần nhập/xuất
Mỗi khi có hàng hóa nhập vào hoặc xuất ra, thủ kho phải ghi ngay thông tin phát sinh vào thẻ kho tương ứng. Nội dung ghi chép gồm: ngày tháng giao dịch, số hiệu phiếu nhập/xuất, diễn giải nghiệp vụ, số lượng thay đổi và số lượng tồn kho sau phát sinh. Tuyệt đối không dồn ghi nhiều giao dịch vào cuối ngày hoặc cuối tuần vì dễ gây sai lệch và khó kiểm tra. Việc cập nhật kịp thời giúp phản ánh đúng tình hình thực tế và phục vụ tốt cho công tác kiểm kê định kỳ.
Cách kiểm tra và đối chiếu thông tin
Thông tin trên thẻ kho cần được định kỳ đối chiếu với các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng tổng hợp tồn kho hoặc sổ kế toán kho. Kế toán có thể kiểm tra đối chiếu theo tuần, tháng hoặc quý tùy vào tần suất giao dịch. Việc đối chiếu này giúp phát hiện kịp thời các sai sót như ghi nhầm số lượng, nhầm mã hàng, hoặc hàng hóa bị thất thoát trong quá trình xuất nhập.
Chữ ký xác nhận và quy trình lưu trữ
Cuối mỗi ngày hoặc mỗi đợt giao dịch, thẻ kho cần được ký xác nhận bởi thủ kho và người kiểm tra (kế toán, quản lý kho). Việc này nhằm xác nhận thông tin được ghi chép chính xác, tránh chỉnh sửa không rõ nguồn gốc. Thẻ kho là gì? Thẻ kho sau khi sử dụng nên được lưu trữ theo thứ tự mã hàng hoặc vị trí kệ để dễ dàng tra cứu khi cần. Trong môi trường số, nếu sử dụng phần mềm quản lý kho, các dữ liệu trên thẻ kho điện tử cũng cần được sao lưu định kỳ và bảo mật đúng quy trình.
Quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa mà còn tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Thông qua bài viết này của One Tech Việt Nam – 0976 021 077, bạn đã hiểu rõ thẻ kho là gì, vai trò của nó trong quy trình quản lý hàng tồn, cũng như cách sử dụng sao cho chính xác và chuyên nghiệp. Dù là mô hình kinh doanh nhỏ hay hệ thống kho quy mô lớn, việc áp dụng thẻ kho đúng cách sẽ góp phần quan trọng vào sự ổn định và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
