Tại những mô hình kinh doanh lớn và hiện đại thì quy trình quản lý hàng tồn kho lại càng yêu cầu sự chính xác và hiệu quả. Do đó để hàng hóa nhập vào – bán ra không bị nhầm lẫn, thất thoát thì đòi hỏi phải có những tiêu chuẩn nhất định. Dưới đây One Tech Việt Nam sẽ giới thiệu cho bạn những cách quản lý kho tối ưu, được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất.
Nội dung bài viết
Giới thiệu chung về quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là quá trình quản lý và kiểm soát số lượng hàng hóa mà một doanh nghiệp giữ lại trong kho nhằm đảm bảo khả năng cung cấp cho khách hàng mà không gặp phải tình trạng thiếu hụt hoặc lỗi mốt. Mục đích chính là tối ưu hóa lưu trữ sản phẩm, giảm thiểu chi phí và cân đối tình hình tài chính cho doanh nghiệp.
Một số hoạt động quản lý hàng tồn kho:
- Kiểm soát tồn kho: Theo dõi và cập nhật thông tin về số lượng hàng tồn kho, bao gồm cả số lượng nhập và xuất hàng.
- Dự báo và kế hoạch sản xuất: Dựa vào nhu cầu thị trường, dự báo doanh số bán hàng để kế hoạch sản xuất và nhập hàng một cách hợp lý.
- Đặt hàng và cung ứng: Tổ chức quá trình đặt hàng, cung ứng hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không tạo ra tình trạng tồn kho quá mức.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Tương tác với các đối tác trong chuỗi cung ứng để đảm bảo nguồn cung ổn định và hiệu quả.
- Theo dõi và kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đảm bảo rằng hàng tồn kho được bảo quản đúng cách và không bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
- Phân loại hàng tồn kho: Xác định và phân loại hàng tồn kho theo các tiêu chí như giá trị, tần suất bán hay độ ưu tiên..
Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?
Quy trình quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh của các nhà bán lẻ, quyết định đến mức độ tăng trưởng lợi nhuận. Khả năng quản lý chính xác lượng hàng trong kho mang lại cho người quản trị khả năng dự đoán và lập kế hoạch cho mọi đợt bán hàng, đồng thời giảm thiểu rủi ro tình trạng dư thừa và hạn chế chi phí liên quan đến việc duy trì hàng tồn kho. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp mà còn là chìa khóa để đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận mong muốn.
- Đảm bảo cung ứng liên tục: Quản lý kho giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng tồn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và giữ cho chuỗi cung ứng liên tục và ổn định.
- Tối ưu hóa chi phí lưu trữ: Quản lý kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu trữ bằng cách giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết và giữ chỉ những sản phẩm quan trọng.
- Giảm rủi ro mất mát: Bảo quản hàng tồn kho một cách hiệu quả giúp giảm rủi ro mất mát do hết hạn sử dụng, hỏng hóc hoặc mất mát vì mọi lý do khác.
>>> THAM KHẢO THÊ: Kệ Pallet – Giải pháp lưu trữ kho hàng an toàn, hiệu quả
- Quản lý dòng tiền: Tổ chức lưu trữ và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả giúp giảm áp lực tài chính, vì doanh nghiệp chỉ cần chi trả chi phí khi hàng hóa được bán ra.
- Dự báo và kế hoạch sản xuất: Thông tin về tồn kho cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để dự báo và kế hoạch sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp điều chỉnh sản xuất theo nhu cầu thị trường một cách hiệu quả.
- Tăng hiệu suất và linh hoạt: Quản lý kho hàng giúp tăng cường hiệu suất và linh hoạt trong quá trình sản xuất và cung ứng. Có sẵn hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng các biến động không dự đoán trong thị trường.
- Phục vụ nhu cầu khách hàng: Quản lý kho đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng cung cấp hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, tăng cường sự hài lòng và trung thực của họ.
Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả 2024
Quản lý mã hàng tồn kho
- Bước 1: Phòng kinh doanh chuyển đề xuất cập nhật hoặc điều chỉnh mã hàng mới đến người quản lý đặt mã hàng trong doanh nghiệp.
- Bước 2: Thực hiện kiểm tra tình trạng của từng loại hàng hóa và thực hiện so sánh. Nếu không có tồn tại, chuyển đến bước 3; nếu có nhu cầu sửa mã hàng, tiến hành bước 4.
- Bước 3: Đối với yêu cầu thêm mới, nhân viên có trách nhiệm cập nhật thông tin về hàng hóa, xác định thuộc tính nhóm hàng, loại hàng và nhà cung cấp để đặt mã hàng mới theo quy định.
- Bước 4: Kiểm tra tính cần thiết của thay đổi và điều chỉnh. Nếu không thể thay đổi, thông báo cho người gửi yêu cầu. Nếu có thể thay đổi, chuyển đến bước 5.
- Bước 5: Thực hiện việc điều chỉnh mã hàng theo quy tắc đặt mã hàng đã được xác định trước đó.
Quản lý các hoạt động nhập kho
Nhập kho nguyên vật liệu
- Khi có kế hoạch nhập kho nguyên liệu, Bộ phận kinh doanh sẽ thông báo về kế hoạch này đến Bộ phận bảo vệ, Bộ phận quản lý chất lượng, Bộ phận kế hoạch vật tư và các đơn vị liên quan để tổ chức việc bố trí nhân sự.
- Dựa vào thông tin từ Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn của nhà cung cấp (nếu có), kiểm tra số lượng và loại hình nguyên vật liệu sẽ được nhập kho.
- Chuyển thông tin từ Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp đến Kế toán kho vật tư để thực hiện đối chiếu.
- Kế toán kho vật tư so sánh số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm nhập kho với thông tin từ đơn đặt hàng/Phiếu đề nghị mua sản phẩm (do Bộ phận kinh doanh cung cấp), sau đó nhận
- Phiếu xuất kho và hóa đơn từ bên nhà cung cấp.
- Nhân viên Bộ phận quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi chúng được nhập kho. Nếu nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu, Nhân viên này sẽ phát hành
- Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu. Sau đó, Nhân viên bốc xếp chuyển nguyên vật liệu vào kho và chuyển Phiếu kiểm tra, thử nghiệm có xác nhận và dấu của nhà cung cấp, kèm theo chữ ký của Nhân viên Bộ phận quản lý chất lượng, cho Kế toán kho vật tư.
- Khi đã nhập đủ nguyên vật liệu, Thủ kho sẽ kiểm tra số lượng và ghi nhận thông tin này vào thẻ kho.
Nhập kho thành phẩm
Quá trình nhập kho thành phẩm sẽ được thực hiện bởi Thủ kho, Phiếu bàn giao thành phẩm sẽ được ký và lưu giữ một bản tại kho. Bản ký khác sẽ được chuyển giao cho Bộ phận sản xuất.
Quản lý các hoạt động xuất kho
Xuất kho để bán hàng
Khi Kế toán kho nhận được lệnh xuất kho đồng thời kèm theo đơn hàng bán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho. Nếu lượng tồn kho đủ cho đơn hàng, Kế toán kho sẽ tiến hành bước 2; ngược lại nếu không đủ sẽ chuyển đến bước 3.
Kế toán kho sẽ sử dụng thông tin từ đơn hàng để lập hóa đơn xuất kho.
Sau đó, Thủ kho sẽ thực hiện quá trình xuất kho dựa trên thông tin được ghi trên hóa đơn.
Xuất kho để sản xuất
- Bước 1: Phòng kế hoạch vật tư tạo phiếu đề nghị xuất kho cho nhà sản xuất.
- Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ duyệt đề nghị.
- Bước 3: Tiến hành kiểm tra lượng tồn kho để xác định khả năng đáp ứng yêu cầu. Nếu có đủ hàng thực hiện bước 4; nếu không đủ chuyển đến bước 5.
- Bước 4: Dựa vào yêu cầu khi xuất kho, Kế toán kho tạo phiếu xuất kho và sau đó nhận xác nhận từ các bên liên quan.
- Bước 5: Thủ kho thực hiện quá trình xuất kho theo thông tin từ phiếu xuất kho.
Xuất chuyển kho
- Bước 1: Khi Bộ phận có nhu cầu chuyển kho, họ sẽ đưa ra đề nghị chuyển kho. Đề nghị này sẽ được xem xét và phê duyệt bởi Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Nếu được duyệt, tiến hành bước 2.
- Bước 2: Kế toán kho sẽ thực hiện giao dịch chuyển kho dựa trên phiếu đề nghị chuyển kho đã được phê duyệt. Họ sẽ in phiếu và nhận xác nhận từ các bên liên quan.
- Bước 3: Thủ kho sẽ kiểm tra phiếu xuất kho đã được ký xác nhận, sau đó ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Xem thêm: Top các mẫu kệ kho hàng lạnh bán chạy nhất
Lưu ý quan trọng khi quản lý hàng tồn kho
Tận dụng thông tin bán hàng có sẵn
Cách tiếp cận đề xuất là sử dụng thông tin từ lịch sử bán hàng và số liệu thống kê theo khoảng thời gian như hàng tuần, hàng tháng, hay hàng quý để xác định đỉnh và đáy của nhu cầu tiêu dùng. Điều này giúp doanh nghiệp dự toán một cách tương đối chính xác về lượng hàng cần duy trì trong kho. Đồng thời, việc theo dõi xu hướng tiêu dùng mới dựa trên báo cáo ngành hoặc đánh giá từ đối thủ cũng là quan trọng.
Quản lý không gian lưu trữ
Đảm bảo vị trí hàng hóa chính trong kho được ưu tiên với vị trí dễ nhìn thấy nhất, đặc biệt là với các sản phẩm chủ lực, sản phẩm mùa vụ hoặc những sản phẩm được ưa chuộng nhất từ phía khách hàng.
Thực hiện kiểm kê định kỳ
Việc kiểm kê hàng hóa đều đặn và chính xác là mối quan tâm hàng đầu trong quản lý kho. Kiểm kê chính xác giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng kho, từ đó có thể xác định được sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào đang khan hiếm, hoặc sản phẩm nào đang tồn đọng quá lâu. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch kinh doanh hiệu quả và đề xuất những điều chỉnh cần thiết. Đặt lịch trình kiểm kê đều đặn như một phần của quy trình hàng năm, ví dụ như mỗi tuần hoặc mỗi hai tuần, có thể giúp hạn chế mức độ mất mát và tối thiểu hóa thời gian làm việc của doanh nghiệp.
Hy vọng với những thông tin trên đây bạn sẽ thể tạo dựng được một quy trình quản lý hàng tồn kho hoàn chỉnh và hiệu quả. Điều này sẽ giúp đơn giản hóa việc xuất – nhập hàng hóa và hạn chế thất thoát. Đừng quên theo dõi One Tech Việt Nam để cập nhật các giải pháp trưng bày, lưu trữ sản phẩm hữu ích khác.
