Để công việc sắp xếp và quản lý kho trở nên hiệu quả hơn, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp 5S. Đây là một phương pháp hữu dụng, vừa giúp kiểm soát hàng hóa một cách dễ dàng mà còn đảm bảo an toàn, bảo quản hàng hóa tốt hơn. Vật sắp xếp kho hàng theo 5S là gì? Thực hiện như thế nào? Chi tiết xem ngay bài viết dưới đây của One Tech Việt Nam nhé!
Nội dung bài viết
Sắp xếp kho theo 5S là gì?
Sắp xếp kho theo 5S từ lâu đã trở thành 1 phương pháp quản lý kho hiệu quả của nhiều doanh nghiệp. Phương pháp này bắt nguồn từ thương hiệu Toyota, khi họ áp dụng cho quy trình làm việc của mình từ những năm 1980. Sau khi nhận ra hiệu quả của phương pháp này, nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên Thế Giới đã học hỏi và áp dụng trong việc sắp xếp kho hàng của mình.
Đặt tên là 5S bởi vì phương pháp sẽ tuân theo các nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S, trong tiếng Nhật lần lượt là Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Trong tiếng Anh là Sort – Set in order – Shine – Standardize – Sustain. Và trong tiếng Việt là Sàng lọc (S1) – Sắp xếp (S2) – Sạch sẽ (S3) – Săn sóc (S4) – Sẵn sàng (S5).
Chi tiết các nguyên tắc khi sắp xếp kho theo 5S
Nguyên tắc S1 – Sàng lọc
Nguyên tắc đầu tiên theo phương pháp sắp xếp kho 5S chính là sàng lọc. Việc sàng lọc sẽ được thực hiện khi hàng hóa được đưa vào nhập kho, người vận hành kho sẽ lần lượt đánh giá hàng hóa thuộc phân loại nào, sau đó kiểm tra và lọc những sản phẩm kém chất lượng.
Một trường hợp khác cũng cần sàng lọc đó chính các đợt tổng kiểm tra kho hàng. Khi kho cần loại bỏ những mặt hàng không còn sử dụng được nữa hoặc lỗi thời, giúp tối ưu lại không gian, để sắp xếp các mặt hàng khác.
Nhờ nguyên tắc này mà chất lượng hàng hóa trong kho đảm bảo hơn, đánh giá được tình hình kho hàng hiện tại để lên kế hoạch cho tương lai.
Các cách sàng lọc hàng hòa phổ biến:
- Sàng lọc theo tần suất sử dụng
- Sàng lọc theo tình trạng mới cũ
- Sàng lọc loại theo giá trị cao thấp
- Sàng lọc theo mục đích và sử dụng
- Sàng lọc theo tính chất đặc thù
- Sàng lọc theo thời gian tồn kho
Nguyên tắc S2 – Sắp xếp
Sau bước sàng lọc, sẽ là bước sắp xếp hàng hóa. Đây là một nguyên tắc quan trọng trong phương pháp 5S. Khi sắp xếp kho khoa học sẽ giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Để nguyên tắc này thực hiện tốt, chắc chắn các kho hàng cần phải trang bị kệ để hàng. Kệ để hàng sẽ giúp phân nhóm hàng hóa dễ dàng, bảo quản tốt mà còn tối ưu không gian.
Trong quá trình sắp xếp, hàng hóa có thể được phân loại theo các cách sau:
- Sắp xếp theo nguyên tắc ABC
- Sắp xếp theo kích thước và trọng lượng
- Sắp xếp theo quy trình xuất nhập kho
- Sắp xếp theo đặc tính hàng hóa
- Sử dụng hệ thống lưu trữ đa dạng
- Sử dụng công nghệ quản lý kho
- Áp dụng nguyên tắc FIFO hoặc LIFO
- Sắp xếp theo tần suất lấy hàng
Nguyên tắc S3 – Sạch sẽ
Nguyên tắc “Sạch sẽ” trong phương pháp 5S tập trung vào việc duy trì một môi trường kho hàng sạch sẽ và gọn gàng. Việc áp dụng nguyên tắc này không chỉ giúp tạo ra một không gian làm việc an toàn mà còn bảo quản hàng hóa tốt hơn. Một khi kho hàng sạch sẽ sẽ hạn chế được các loại côn trùng như chuột, gián phá hoại.
Dưới đây là các nguyên tắc và thực hành cụ thể để thực hiện “Sạch sẽ” trong kho:
- Lên kế hoạch vệ sinh kho hàng thường xuyên
- Xây dựng hệ thống thoáng khí chống ẩm mốc
- Xử lý rác thải mỗi ngày
Nguyên tắc S4 – Săn sóc
Săn sóc là công việc thường xuyên, yêu cầu những người quản lý kho phải quan tâm, chú ý đến tình trạng kho. Điều này đòi hỏi việc đào tạo nhân viên về các tiêu chuẩn và quy trình cần thiết, đồng thời thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các quy trình được thực hiện đúng cách.
Để đảm bảo sự thành công, quản lý kho cần áp dụng các công cụ hỗ trợ như bảng kiểm tra và biểu mẫu theo dõi, giúp dễ dàng phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời. Bằng cách duy trì các tiêu chuẩn này, kho hàng không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo sự an toàn cho nhân viên mà còn giúp kho sạch sẽ và gọn gàng hơn.
Nguyên tắc S5 – Sẵn sàng
Nguyên tắc cuối cùng trong phương pháp 5S sắp xếp kho hàng đó chính là sẵn sàng. Với nguyên tắc này, đòi hỏi kho hàng phải luôn trong tình trạng “sẵn sàng” thực hiện bất kì nhiệm vụ nào được đề ra một cách nhanh nhất. Ví dụ như nhiệm vụ nhập kho hàng, kiểm tra số lượng hay loại bỏ các mặt hàng tồn hư hỏng.
Nhờ nguyên tắc này sẽ giúp cho toàn bộ công nhân viên trong kho vận làm việc một cách nghiêm túc, có kỉ luật. Từ đó tăng cao hiệu suất làm việc, tạo nên một môi trường chuyên nghiệp nhất.
Xem thêm bài viết: Tìm hiểu kho hàng tự động là gì?
Đánh giá ưu nhược điểm của việc sắp xếp kho theo 5S
Ưu điểm của sắp xếp kho theo 5S
- Tăng cường hiệu quả làm việc: Phương pháp 5S giúp tổ chức kho hàng một cách hệ thống, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hàng hóa. Điều này giảm thời gian tìm kiếm và lấy hàng, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
- Đảm bảo an toàn và giảm nguy cơ tai nạn: Hàng hóa được sắp xếp theo cách hợp lý, giảm nguy cơ hàng hóa rơi vãi hoặc làm hỏng thiết bị. Đồng thời, Việc duy trì kho hàng sạch sẽ và gọn gàng cũng giúp giảm nguy cơ trượt ngã, va chạm và các tai nạn khác.
- Tối ưu hóa không gian kho hàng: Áp dụng các nguyên tắc trong 5S sẽ đảm bảo sử dụng không gian kho một cách hiệu quả hơn, tối ưu hóa việc sử dụng không gian kho, giảm thiểu lãng phí diện tích và chi phí lưu trữ.
- Dễ dàng đào tạo và tuân thủ: Các quy trình và tiêu chuẩn 5S dễ hiểu và có thể dễ dàng được truyền đạt đến nhân viên mới. Thêm vào đó, các quy tắc và tiêu chuẩn rõ ràng giúp nhân viên tự giác tuân thủ mà không cần giám sát liên tục.
Nhược điểm của sắp xếp kho theo 5S
- Tốn nhiều thời gian và chi phí: Trong giai đoạn đầu sẽ tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để đào tạo cán bộ công nhân viên. Đây là 1 vấn đề mà nhiều doanh nghiệp ngần ngại khi đầu tư để hoạt động theo 5S.
- Khó khăn trong việc duy trì: Đôi khi khó khăn trong việc duy trì các tiêu chuẩn 5S nếu không có sự cam kết liên tục từ tất cả nhân viên. Vì thế, để khắc phục doanh nghiệp phải có hệ thống đánh giá và giám sát liên tục.
Như vậy có thể thấy việc ứng dụng sắp xếp kho theo 5S sẽ đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không những tăng năng suất làm việc mà còn giúp kho hàng an toàn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đi kèm với những ưu điểm là một vài nhược điểm không thể tránh được. Vì thế nếu doanh nghiệp có ý định áp dụng phương pháp này cho kho hàng của mình thì cần tìm hiểu kỹ và đánh giá tiềm năng của nó.
Ngoài ra One Tech là địa chỉ sản xuất và lắp đặt hệ thống kệ kho theo tiêu chuẩn Châu Âu, cam kết sản phẩm có độ bền cao, chịu tải tốt. Giải pháp One Tech đang triển khai cho các nhà kho từ Bắc tới Nam với hơn 1000 dự án lớn nhỏ. Hãy gọi ngay tới hotline để nhận được tư vấn và báo giá tốt nhất.
