Phiếu xuất kho là một trong những loại chứng từ không thể thiếu trong bộ máy quản lý hàng hóa và vận hành kho bãi. Không chỉ đơn thuần là tờ giấy xác nhận hàng được xuất ra khỏi kho, phiếu xuất kho còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi dòng lưu chuyển vật tư – hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
Vậy phiếu xuất kho là gì? Hãy cùng One Tech Việt Nam khám phá chi tiết về mẫu phiếu này cũng như cách lập phiếu đúng chuẩn, đầy đủ và hợp lệ theo quy định hiện hành nhé.
Nội dung bài viết
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một loại chứng từ nội bộ của doanh nghiệp, được sử dụng để ghi nhận số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được xuất ra khỏi kho phục vụ cho mục đích sản xuất, kinh doanh hoặc tiêu dùng nội bộ.
Phiếu này không chỉ giúp ghi chép lại thông tin xuất hàng mà còn là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí, thủ kho đối chiếu tồn kho và ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình sử dụng vật tư trong doanh nghiệp.
Vai trò của phiếu xuất kho trong hoạt động doanh nghiệp
Nhiều người vẫn nghĩ phiếu xuất kho chỉ là tờ giấy đơn giản, tuy nhiên trong thực tế, nó đóng vai trò lớn trong việc quản lý kho và vận hành bộ máy doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do khiến phiếu xuất kho trở thành chứng từ không thể thiếu:
Hạch toán chi phí minh bạch và chính xác
Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp xác định được lượng hàng hóa, nguyên liệu được sử dụng trong từng hoạt động cụ thể, từ đó tính toán được chi phí sản xuất thực tế. Nhờ vậy, bộ phận tài chính có thể lập kế hoạch ngân sách sát với thực tế và kiểm soát hiệu quả các khoản chi phí phát sinh.
Quản lý chặt chẽ các loại hàng hóa trong kho
Khi mỗi lần xuất kho đều được ghi nhận bằng phiếu, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được lượng hàng tồn, tránh thất thoát hoặc xuất nhầm hàng. Từ đó, việc nhập hàng, phân phối sản phẩm và kiểm kê định kỳ cũng trở nên rõ ràng, minh bạch hơn.
Hỗ trợ phân tích hiệu suất kinh doanh
Thông tin từ các phiếu xuất kho có thể tổng hợp lại để phục vụ cho công tác báo cáo, phân tích hiệu suất sử dụng vật tư, từ đó đưa ra chiến lược điều chỉnh phù hợp cho các phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp.
Căn cứ đối chiếu trong giao dịch và quyết toán
Phiếu xuất kho là một trong những giấy tờ quan trọng được đối chiếu với hóa đơn bán hàng, bảng kê chi tiết hoặc sổ sách kế toán. Nếu có sự sai lệch hoặc tranh chấp phát sinh, phiếu sẽ là căn cứ hợp lệ để xử lý.
Áp dụng linh hoạt với đa dạng hàng hóa
Từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đến thành phẩm – phiếu xuất kho có thể sử dụng cho mọi loại tài sản lưu động trong doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa quy trình kiểm kê, quản lý.
Xem thêm bài viết: Kệ kho thông minh là gì?
Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho đúng chuẩn
Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc lập phiếu xuất kho đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc. Dưới đây là những thông tin cơ bản và các bước lập phiếu chuẩn theo thông tư hiện hành.
Những thông tin bắt buộc phải có trong một phiếu xuất kho
- Tên đơn vị sử dụng: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Bộ phận xuất kho: Phân xưởng, phòng ban, kho hàng tương ứng.
- Người nhận hàng: Họ tên, đơn vị công tác, lý do xuất kho.
- Ngày lập phiếu: Ghi theo ngày thực tế lập và xác nhận xuất hàng.
- Chi tiết hàng hóa xuất kho: Tên mặt hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Chữ ký xác nhận: Gồm người lập phiếu, thủ kho, kế toán và giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Các bước lập phiếu xuất kho đúng quy trình
Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh sai sót, bạn nên thực hiện theo các bước dưới đây:
- Người lập phiếu điền đầy đủ thông tin về hàng hóa, người nhận, mục đích sử dụng.
- Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt phiếu.
- Giám đốc hoặc người có thẩm quyền xác nhận và phê duyệt.
- Người nhận hàng cầm phiếu đã được duyệt đến kho.
- Thủ kho kiểm tra, xuất hàng đúng số lượng, chủng loại và ghi nhận thông tin thực xuất.
- Ký xác nhận: Các bên liên quan cùng ký tên và ghi rõ họ tên.
Lưu ý khi lập phiếu xuất kho
Phiếu nên được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu.
- Liên 2 giao cho thủ kho.
- Liên 3 đưa cho người nhận hàng.
- Nội dung phiếu cần được viết rõ ràng, không tẩy xóa.
- Tránh viết thiếu thông tin vì có thể gây khó khăn cho quá trình kiểm tra và hạch toán sau này.
- Cần đối chiếu với thẻ kho và phần mềm quản lý kho định kỳ để đảm bảo dữ liệu đồng nhất.
Tải mẫu phiếu xuất kho mới nhất theo thông tư
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn các mẫu phiếu phù hợp theo từng thông tư quy định. Dưới đây là các mẫu phổ biến:
- Mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Mẫu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Dành cho doanh nghiệp lớn.
- Mẫu theo Thông tư 77/2017/TT-BTC của Kho bạc Nhà nước
Ứng dụng công nghệ và kệ kho thông minh để quản lý xuất kho hiệu quả hơn
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ truyền thống, các doanh nghiệp hiện đại đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý kho kết hợp với hệ thống kệ kho hàng thông minh để quản lý xuất kho nhanh chóng và chính xác.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong ngành, One Tech Việt Nam tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp các mẫu kệ kho trung tải, kệ công nghiệp và hệ thống giá kệ tối ưu không gian lưu trữ. Kệ kho One Tech Việt Nam giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp hàng hóa theo lô, theo mã sản phẩm – từ đó hỗ trợ quá trình xuất kho diễn ra thuận tiện và hạn chế nhầm lẫn.
- Thiết kế linh hoạt, dễ dàng lắp đặt.
- Chịu tải cao, phù hợp với đa dạng mặt hàng.
- Kết hợp hiệu quả cùng phần mềm quản lý kho.
- Đảm bảo quy trình xuất – nhập kho rõ ràng, khoa học.
Hiểu rõ “phiếu xuất kho là gì” và cách sử dụng nó hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt kho hàng, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tối ưu quy trình tài chính. Bên cạnh đó, việc kết hợp các giải pháp hiện đại như kệ kho hàng One Tech Việt Nam sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn kiểm soát toàn diện kho hàng từ A–Z.
Đừng để sự lộn xộn trong kho cản trở bước tiến kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay với One Tech Việt Nam qua Hotline 0976021077 để được tư vấn giải pháp kệ kho hàng chuyên nghiệp, phù hợp với mô hình doanh nghiệp và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành.
