4 bước trong quy trình nhập kho Đơn giản – Hiệu quả

Để nâng cao hiệu trong việc nhập hàng, các doanh nghiệp cần tuân theo các quy trình nhập kho rõ ràng. Quy trình thực hiện chỉ gồm 4 – 5 bước đơn giản nhưng lại đem đến nhiều lợi ích lớn như tiết kiệm thời gian, tránh thất thoát hàng, kiểm soát tồn kho,… Vậy các bước thực hiện trong quy trình này là như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây của One Tech Việt Nam nhé!

Lợi ích khi tuân thủ quy trình nhập kho

Hầu kết các nhà kho có quy mô vừa và lớn đều tuân theo một quy trình nhập kho nhất định bởi điều này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể là:

• Tiết kiệm thời gian, vận hành dễ dàng: Nhiều doanh nghiệp thực hiện nhập kho thường xuyên vậy nên nếu theo một quy trình nhất định và xuyên suốt, mỗi bộ phận chỉ cần thực hiện công việc của mình sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức.
• Tránh rủi ro thất thất hàng hóa: Vấn đề chủ yếu xảy ra khi nhập kho đó là thất thoát hàng, vì thế một khi thực hiện theo quy trình với bước kiểm đếm hàng chặt chẽ sẽ giúp hạn chế được tình trạng này.
• Kiểm soát số lượng tồn kho kịp thời: Số lượng hàng nhập trong kho được kiểm soát chặt chẽ bởi nhiều bộ phận, nên một khi hàng tồn nhiều hoặc còn quá ít sẽ nhanh chóng phát hiện được để đưa ra các kế hoạch mới.
• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng: Một doanh nghiệp tuân theo quy trình xuất nhập rõ ràng giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác.

Phân loại và các bước thực hiện quy trình nhập kho

Quy trình nhập kho ISO

Quy trình nhập kho ISO là nhà kho sẽ tuân thủ theo các nguyên tắc nhập kho đạt tiêu chuẩn Quốc Tế ISO. Quy trình này được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi hướng tới sự phát triển lâu dài, bền vững của doanh nghiệp. Đồng thời giúp chất lượng hàng hóa luôn được đảm bảo đúng chuẩn quy định ISO đã được kiểm duyệt.

Quy trình nhập kho ISO gồm 4 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho khi hàng hóa/nguyên vật liệu không còn nhiều. Bao gồm số lượng, đơn vị cung cấp, ngày giờ vận chuyển,…. Và xin ký xác nhận của ban lãnh đạo.
• Bước 2: Khi hàng đến kho sẽ kiểm tra và đối chiếu xem có đảm bảo đầy đủ số lượng, chất lượng so với thực tế đã đặt hàng không. Công việc được thực hiện bởi các thủ kho.
• Bước 3: Hoàn thành kiểm tra thì người phụ trách sẽ đóng dấu xác nhận đã nhận hàng đầy đủ và thông tin về hệ thống của doanh nghiệp.
• Bước 4: Bước cuối cùng, thủ kho lập chứng từ chuyển do cho bộ phận kế toán doanh nghiệp để họ kiểm tra, hạch toán.

Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Với những công ty chuyên sản xuất thì việc nhập nguyên vật liệu thực hiện thường xuyên. Vì thế quá trình nhập kho nguyên vật liệu luôn cần phải thực hiện theo các bước rõ ràng và thống nhất. Điều này giúp công ty quản lý được số lượng hàng mỗi lần nhập cũng như tối ưu thời gian làm việc.

Các bước thực hiện quy trình nhập kho nguyên vật liệu:

• Bước 1: Làm kế hoạch nhập nguyên vật liệu cho công ty và báo cáo với ban lãnh đạo. Tùy thuộc vào từng loại nguyên vật liệu mà thời gian chuẩn bị hàng của đối tác sẽ có những khác nhau.
• Bước 2: Khi nguyên vật liệu đến, thủ kho sẽ thực hiện lập các phiếu nhập kho. Bộ phiếu này sẽ chia thành 3 liên, 1 liên lưu sổ của doanh nghiệp, 2 – 3 liên sẽ giao trực tiếp cho nhân viên mua hàng thực hiện thủ tục.
• Bước 3: Sau đó, hàng hóa sẽ được bàn giao cho thủ kho, để thực hiện kiểm tra và nhập vào kho nguyên vật liệu. Nếu hàng thiếu hoặc lỗ cần lập biên bản để báo cáo với người có trách nghiệm.
• Bước 4: Khi hàng hóa đã hoàn tất lưu kho, thủ kho làm các phiếu và giữ lại 1 bản, gửi cho bộ phận kế toán 1 bản và 1 bản giao cho người nhập hàng.
• Bước 5: Bộ phận kế toán nhập được phiếu sẽ ghi sổ và hạch toán.

Quy trình nhập kho thành phẩm

Trong các công ty sản xuất thì việc nhập thành phẩm vào kho diễn ra liên tục mỗi ngày. Chính vì thế, các bộ phận được yêu cầu phải liên kết chặt chẽ với nhau mới đảm bảo công việc nhập kho nhanh chóng.

Các bước cơ bản trong quy trình nhập kho thành phẩm:

• Bước 1: Hàng hóa sau khi được hoàn thiện sẽ được bộ phận vận chuyển hàng đưa đến và tập kết tại kho chứa hàng để tiến hành bàn giao cho thủ kho.
• Bước 2: Bộ phận thủ kho tiến hành kiểm đến số lượng, chất lượng. Nếu hàng hóa đạt chuẩn sẽ tiến hành kỹ xác nhận và nhập kho.
• Bước 3: Tiếp đó bộ phận kho sẽ lập phiếu và gửi đến bộ phận kế toán của công ty cùng các cấp quản lý lớn hơn để xét duyệt.
• Bước 4: Các bộ phận bên trên kiểm tra và đối chiếu một lần nữa, sau đó lần lượt ký duyệt theo từng cấp từ thấp đến cao. Phiếu nhập kho được gửi về thủ kho, sau đó quay về bộ phận kế toán để lưu trữ.

Các vấn đề cần chuẩn bị trước khi thực hiện quy trình nhập kho

Xây dựng hệ thống giá kệ chuyên nghiệp

Để tăng hiệu quả trong quy trình nhập kho thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống giá kệ chứa hàng chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và loại hàng, doanh nghiệp có thể chọn kệ hạng nhẹ, kệ trung tải hay các mẫu kệ hạng nặng.

Việc lắp đặt kệ kho sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn và dễ quản lý phân loại hơn. Vì thế dù kho hàng lớn hay nhỏ thì đều cần đến hệ thống giá kệ.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tư vấn về xây dựng kệ kho hàng, hãy liên hệ ngay đến số hotline 0967021077 của One Tech nhé!

Tích hợp phần mềm quản lý kho hàng

Hiện nay, việc tích hợp các phần mềm trong quản lý kho ngày một phổ biến. Các phần mềm sẽ giúp kiểm soát số lượng hàng, phân loại hàng, thực hiện các báo cáo cũng như quản lý nhân viên kho hiệu quả hơn. Gợi ý một số phần mềm quản lý phổ biến hiện nay như: Sapo POS, SUNO, ECount, SalesBinder, Square, KiotViet,…

Xe vận chuyển và sắp xếp hàng hóa

Dù là mặt hàng lớn hay nhỏ, nặng hay nhẹ thì sử dụng các xe vận chuyển, xe sắp xếp hàng hóa trong quy trình nhập kho sẽ tăng năng suất làm việc lên nhiều lần. Các loại xe vận chuyển trong nhà kho dù kích thước không lớn nhưng hoạt động nhanh nhạy, khả năng vận chuyển tốt. Còn với xe sắp xếp hàng hóa thường là xe nâng đỡ, giúp đưa hàng lên kệ mà không cần sử dụng đến sức của con người.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Dựa trên các bước trong quy trình nhập hàng, chắc hẳn bạn cũng đã biết được khi thực hiện sẽ có nhiều bộ phận liên quan. Vì thế bạn nên xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, mỗi đội nhóm sẽ thực hiện một công việc nhất định. Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo cho nhân viên của mình để nâng cao hiệu quả làm việc.

One Tech đã tổng hợp cho bạn đọc các quy trình nhập kho theo 3 tiêu chuẩn khác nhau. Hi vọng kho hàng của bạn sẽ vận dụng một cách hiệu quả. Nếu bạn có nhu cầu xây dựng lại hệ thống kho trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy liên hệ ngay đến số hotline 0967021077 của One Tech Việt Nam để được hỗ trợ nhé!