Hàng tồn kho là gì? Phương pháp quản lý hàng tồn kho chính xác

Đối với bất kỳ đơn vị kinh doanh nào cũng luôn quan tâm tới hàng tồn kho là gì, cách xử lý hàng tồn kho hiệu quả. Mỗi ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau sẽ có mức sản phẩm dự trữ riêng biệt. Không phải lúc nào hàng tồn kho nhiều cũng ảnh hưởng tiêu cực tới sự phát triển của chủ đầu tư. Cùng One Tech Việt Nam tìm hiểu thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây!

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là những sản phẩm hoặc nguyên liệu mà một doanh nghiệp giữ trong kho để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Nó bao gồm mọi thứ từ nguyên vật liệu thô, thành phẩm đến sản phẩm hoàn thiện mà doanh nghiệp dự định bán cho khách hàng. Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu sản xuất và cung cấp sản phẩm cho khách hàng mà không phải đối mặt với tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh.

Vai trò của hàng tồn kho trong kinh doanh

• Khi đối mặt với sự tăng đột biến của nhu cầu mà thị trường không kịp thích ứng, việc dự trữ trước hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh và tăng lợi nhuận. Điều này cũng giúp bổ sung cho nguồn nguyên liệu thiếu hụt và ngăn chặn tình trạng bị các công ty khác đẩy giá.
• Khả năng cung cấp hàng hóa một cách đầy đủ và kịp thời không chỉ thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng mà còn củng cố niềm tin vào doanh nghiệp. Trong bối cảnh giá cả biến động và có xu hướng tăng, việc dự trữ sản phẩm giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, từ nguyên liệu đến sản phẩm hoàn thiện, mang lại lợi ích lớn cho công ty.

• Các doanh nghiệp thường xuyên dự trữ nguyên vật liệu để sử dụng trong sản xuất, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Qua đó, họ cũng có khả năng linh hoạt sản xuất đa dạng sản phẩm và giảm sai sót.
• Quản lý hiệu quả hàng tồn kho giúp tránh gián đoạn sản xuất và bán hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Tuy nhiên, duy trì mức tồn kho phù hợp là thách thức, cần cân nhắc giữa việc tránh dư thừa gây tăng chi phí và rủi ro sản phẩm hỏng và việc đáp ứng đủ nhu cầu, tránh mất mát do thiếu hàng.
• Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu, tối ưu chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng và kiểm soát hàng tồn kho để điều chỉnh kịp thời, giảm chi phí và tăng hiệu quả. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí và thời gian, bao gồm việc kiểm soát tồn kho theo nhu cầu thực tế và áp dụng tự động hóa để tăng chính xác và giảm chi phí nhân công.

Phân loại hàng tồn kho

Dựa vào đặc điểm hàng hóa tồn kho

• Nguồn vật tư: Bao gồm các vật dụng như đồ dùng văn phòng, dầu mỡ, bóng đèn, nhiên liệu và các vật liệu làm sạch. Những vật tư này đóng vai trò hỗ trợ cho quá trình sản xuất và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
• Nguyên liệu thô: Là các nguyên liệu cơ bản chưa qua chế biến, có thể được giữ lại để phục vụ sản xuất trong tương lai hoặc đang được vận chuyển đến doanh nghiệp.
• Bán thành phẩm: Gồm các sản phẩm đã được đưa vào quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng chưa qua thủ tục nhập kho.
• Thành phẩm: Là sản phẩm cuối cùng đã sẵn sàng bán ra thị trường sau khi hoàn tất quá trình sản xuất.

Dựa vào chủng loại hàng hóa tồn kho

• Các mặt hàng mua về để bán, bao gồm cả hàng đang được vận chuyển và hàng đang được gửi đi gia công.
• Sản phẩm dở dang, bao gồm cả sản phẩm chưa hoàn thiện và sản phẩm hoàn thiện chưa được nhập kho.
• Các thành phần tồn kho và thành phẩm đang được phân phối.
• Vật tư và nguyên liệu dùng trong sản xuất và gia công, cũng như hàng hóa được lưu trữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
• Công cụ và dụng cụ tồn kho, bao gồm cả những vật dụng đang được gửi đi gia công.

Quản lý chính xác hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực, tối ưu hóa chi phí và phục vụ tốt hơn nhu cầu của thị trường.

>>>> Xem ngay: Kho hàng tự động là gì?

Các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

Bình quân gia quyền

Trong phương pháp này, giá trị của hàng tồn kho được xác định dựa vào giá trị trung bình cộng của hàng tồn kho đầu kỳ và giá của hàng tồn kho mua vào hoặc sản xuất trong kỳ. Điều này có nghĩa là giá trị trung bình được tính toán dựa trên tổng giá trị và số lượng hàng nhập vào, có thể áp dụng cho từng lô hàng riêng lẻ hoặc theo kỳ.

FIFO (First In, First Out)

Đây là phương pháp “nhập trước, xuất trước,” nghĩa là hàng hóa được nhập vào đầu tiên sẽ được xem là hàng hóa được bán ra hoặc sử dụng đầu tiên. Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ phản ánh giá của hàng tồn kho nhập vào gần nhất.

LIFO (Last In, First Out)

Ngược lại với FIFO, LIFO quy định hàng hóa được nhập vào sau cùng sẽ là hàng đầu tiên được xuất kho. Do đó, giá trị hàng tồn kho còn lại sẽ dựa trên giá của những mặt hàng được mua hoặc sản xuất sớm nhất.

Giá thực tế đích danh

Phương pháp này xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên giá thực tế của từng lô hàng cụ thể tại thời điểm nhập kho. Điều này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc khi từng sản phẩm có giá nhập cụ thể dễ dàng nhận diện được.

Mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình kinh doanh và chiến lược quản lý hàng tồn kho cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

Các hoạt động quan trọng trong quản lý hàng tồn kho

• Tổ chức và phân loại hàng hóa, nguyên liệu một cách hợp lý và khoa học. Quản lý kho có thể tạo sơ đồ kho để thuận tiện trong việc lưu trữ và tìm kiếm hàng hóa khi cần.
• Bảo đảm hàng hóa được xếp đặt và bảo quản theo đúng tiêu chuẩn và chỉ dẫn từ nhà sản xuất.
• Áp dụng nguyên tắc xuất nhập hàng hóa phù hợp với từng loại sản phẩm khác nhau.
• Thực hiện quy trình nhập – xuất kho chính xác và đầy đủ, bao gồm việc kiểm tra kỹ lưỡng giấy tờ liên quan khi tiếp nhận và giao hàng, đồng thời lưu trữ thông tin và hóa đơn liên quan đến hàng hóa.
• Ghi chép và theo dõi thông tin nhập – xuất kho định kỳ, giúp so sánh và đối chiếu với dữ liệu hàng tồn kho trên hệ thống và thực tế.
• Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ hàng ngày, giữ cho lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu phù hợp với biến động của thị trường.
• Tuân thủ các quy định về an toàn và phòng chống cháy nổ trong kho, bao gồm việc trang bị đầy đủ thiết bị an toàn và tuân theo các quy tắc về phòng cháy.

3 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chính xác

Phương pháp quản lý ABC

Phương pháp ABC giúp nhận diện và phân chia hàng tồn kho dựa trên giá trị và tầm quan trọng của chúng. Nhóm A bao gồm những sản phẩm quan trọng nhất với doanh thu cao; nhóm B bao gồm sản phẩm có giá trị và tầm quan trọng trung bình; trong khi đó, nhóm C gồm các sản phẩm ít quan trọng với giá trị thấp.

Quản lý nên tập trung vào nhóm A với sự chú ý cao nhất để đảm bảo sẵn sàng phục vụ nhu cầu mà không gây ra lãng phí. Nhóm B được quản lý với mức độ chú ý vừa phải và nhóm C có thể được quản lý một cách linh hoạt hơn. Áp dụng phương pháp này giúp tối ưu hoá việc quản lý tồn kho, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

Phương pháp quản lý hàng EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ là công cụ giúp xác định lượng hàng tồn kho tối ưu cần đặt hàng, với mục tiêu là giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến việc quản lý và đặt hàng. 

Công thức tính EOQ là EOQ = 2DS/H

• D là tổng nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định
• S là tổng chi phí cho mỗi lần đặt hàng
• H là chi phí duy trì tồn kho cho mỗi đơn vị. 

Phương pháp này giúp tìm điểm cân bằng giữa chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Phương pháp Just In Time (JIT)

Just In Time là chiến lược sản xuất và mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế, mục đích là giảm tồn kho dư thừa và chi phí liên quan. Bằng cách chỉ sản xuất hoặc mua hàng khi thực sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, JIT giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng hiệu quả sản xuất. Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải có mối quan hệ chặt chẽ và linh hoạt với nhà cung cấp để đảm bảo việc giao hàng đúng hạn và chính xác, cho phép chuỗi cung ứng trở nên linh hoạt và phản ứng nhanh chóng với thị trường.

Tìm hiểu các thông tin về hàng tồn kho là gì và cách thức quản lý hàng hóa trong kho là yếu tố cực kỳ quan trọng. Kiến thức về hàng tồn kho đóng vai trò cơ bản trong việc hỗ trợ chủ đầu tư đưa ra các quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty. Một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời cơ hội từ những biến động của thị trường và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu của khách hàng, qua đó tăng cường lợi nhuận.

Việc quản lý chặt chẽ và thông minh hàng tồn kho là chìa khoá cho sự ổn định và tăng trưởng lâu dài của doanh nghiệp. One Tech Việt Nam – đơn vị sản xuất giá kệ siêu thị, kệ bày hàng, kệ kho để hàng sẵn sàng hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7 để đưa ra các giải pháp lưu trữ và quản lý hàng tồn kho dễ dàng, đơn giản hơn nhờ vào hệ thống giá kệ kho chất lượng. Liên hệ ngay tới Hotline của chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.