Phân loại hàng hóa là gì? 8 nguyên tắc cơ bản

Trong hoạt động kinh doanh, lưu trữ hay vận hành kho hàng, việc phân loại hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng khoa học, kiểm soát tồn kho chặt chẽ và nâng cao hiệu suất làm việc. Tùy vào từng ngành nghề, hàng hóa sẽ được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau như chủng loại, kích thước, hạn sử dụng hay điều kiện bảo quản. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hàng hóa là gì, phân loại hàng hóa là gì, cùng các nguyên tắc, quy trình và công cụ cần thiết để triển khai hiệu quả.

Phân loại hàng hóa là gì?

Hàng hóa là gì? Hàng hóa là sản phẩm hữu hình hoặc vô hình được tạo ra nhằm mục đích trao đổi, mua bán trên thị trường. Hàng hóa có thể là vật dụng tiêu dùng, nguyên vật liệu, sản phẩm sản xuất hoặc dịch vụ.

Phân loại hàng hóa là gì? Phân loại hàng hóa là quá trình sắp xếp hàng theo các tiêu chí nhất định như chủng loại, kích thước, mục đích sử dụng, hoặc điều kiện bảo quản nhằm quản lý, lưu trữ và vận hành hàng hóa hiệu quả hơn.

Mục đích của việc phân loại hàng hóa

5 mục đích chính trong việc phân loại hàng hóa tại các kho hiện nay:

• Tổ chức khoa học: Giúp sắp xếp các đối tượng theo trật tự logic, dễ quản lý, tra cứu và tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng hoặc theo dõi.
• Tiết kiệm thời gian: Việc phân loại rõ ràng giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm, xử lý thông tin, giảm sai sót và tăng hiệu suất làm việc.
• Tối ưu sử dụng: Phân loại theo mục đích sử dụng giúp lựa chọn đúng đối tượng cần thiết, tránh lãng phí tài nguyên và nâng cao hiệu quả.
• Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu được phân loại hỗ trợ lập kế hoạch chính xác hơn, ra quyết định nhanh chóng, phù hợp với từng nhóm đối tượng.
• Phục vụ thống kê, phân tích: Khi đã phân loại, việc thống kê và phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn, từ đó đưa ra đánh giá và chiến lược hiệu quả hơn.

Lĩnh vực cần áp dụng phân loại hàng hóa

Phân loại hàng hóa trong ngành bán lẻ

Với lượng sản phẩm khổng lồ từ thực phẩm, hóa mỹ phẩm đến đồ gia dụng, siêu thị không thể hoạt động hiệu quả nếu thiếu phân loại. Phân loại sẽ tạo ra sự mạch lạc trong trưng bày, hỗ trợ khách hàng dễ tìm sản phẩm, đồng thời giúp nhân viên kiểm kê, bổ sung hàng nhanh chóng.

Hàng hóa thường được phân theo ngành hàng (thực phẩm khô, tươi sống, hóa phẩm…), thương hiệu, giá bán, hoặc tính chất tiêu dùng. Thậm chí, vào các dịp lễ tết, phân loại còn phục vụ mục đích trang trí và tăng hiệu ứng bán hàng theo mùa vụ.

Phân loại hàng hóa trong logistics

Trong lĩnh vực kho bãi và logistics, hàng hóa có thể lên tới hàng nghìn mã sản phẩm với đa dạng chủng loại, kích thước và điều kiện bảo quản. Việc phân loại này là yếu tố then chốt để doanh nghiệp kiểm kê chính xác, sắp xếp khoa học và đảm bảo luồng hàng vận hành trơn tru.

Đặc điểm nổi bật trong phân loại hàng hóa tại kho logistics là: chia theo mã SKU, hạn sử dụng, kích thước, trọng lượng hoặc điều kiện bảo quản như thường, lạnh, hay nguy hiểm. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng lập sơ đồ kho, tối ưu không gian lưu trữ và ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại như hệ thống WMS.

Phân loại hàng hóa trong ngành sản xuất

Tại các nhà máy, nguyên liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra luôn cần được kiểm soát nghiêm ngặt. Áp dụng phân loại hàng hóa để kiểm soát chính xác từng công đoạn, giảm tình trạng thất thoát vật tư và hạn chế gián đoạn dây chuyền sản xuất.

Trong ngành này, hàng hóa thường được phân loại theo mã nguyên liệu, số lô sản xuất, công đoạn sử dụng, tình trạng kiểm định hoặc ngày sản xuất. Điều này không chỉ giúp đảm bảo hiệu suất hoạt động, mà còn hỗ trợ việc truy xuất nguồn gốc nhanh chóng khi cần kiểm tra chất lượng.

Xem thêm bài viết: Top các mẫu giá kệ kho hàng bán chạy nhất tại Hà Nội

Các nguyên tắc cơ bản để phân loại hàng hóa

Phân loại theo mục đích sử dụng

Hàng hóa cần được phân loại dựa trên nhu cầu quản lý và vận hành thực tế của từng ngành nghề. Ví dụ, trong kho sản xuất nên phân theo công đoạn; trong siêu thị nên chia theo ngành hàng để dễ trưng bày và phục vụ người tiêu dùng hiệu quả.

Đảm bảo tính nhất quán trong tiêu chí phân loại

Một khi đã lựa chọn tiêu chí phân loại (như loại sản phẩm, thương hiệu, kích thước…), cần áp dụng đồng bộ trên toàn bộ hệ thống. Tránh trường hợp một sản phẩm được xếp vào nhiều nhóm khác nhau, gây nhầm lẫn và khó kiểm soát.

Dễ dàng mở rộng và cập nhật hàng hóa

Hệ thống phân loại phải có khả năng bổ sung thêm nhóm mới mà không ảnh hưởng đến cấu trúc cũ. Điều này rất quan trọng đối với ngành hàng thường xuyên có sản phẩm mới như thương mại điện tử, siêu thị, ngành công nghệ,…

Ưu tiên tính ứng dụng thực tế

Nguyên tắc phân loại nên đơn giản, dễ hiểu và phục vụ tốt cho công việc kiểm kê, bán hàng, trưng bày, vận chuyển… Không nên quá phức tạp hoặc lý thuyết khiến nhân viên khó áp dụng trong thực tế vận hành.

Kết hợp linh hoạt nhiều tiêu chí khi cần

Có thể áp dụng nhiều tầng phân loại nếu phù hợp, ví dụ: phân theo danh mục sản phẩm lớn -> chia nhỏ theo thương hiệu -> tiếp tục chia theo kích thước. Chỉ cần hệ thống phân cấp rõ ràng và không gây rối cho người sử dụng.

Phân loại rõ ràng, tránh chồng chéo

Mỗi nhóm hàng hóa cần được định nghĩa rành mạch, ranh giới rõ ràng để đảm bảo không có sự chồng lặp giữa các nhóm. Việc này giúp dễ dàng trong kiểm kê, tìm kiếm và tránh nhầm lẫn khi xử lý dữ liệu hay sắp xếp kho.

Dựa trên đặc tính vật lý và điều kiện bảo quản

Một số loại hàng hóa cần được phân theo các yếu tố như độ dễ vỡ, dễ cháy, cần bảo quản lạnh hay thời hạn sử dụng. Đây là nguyên tắc bắt buộc trong kho chứa thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng hóa đặc biệt.

Gắn mã định danh rõ ràng cho từng loại hàng

Mỗi nhóm hoặc loại hàng nên có mã số riêng như mã SKU, mã vạch, để dễ tích hợp với phần mềm quản lý kho hoặc bán hàng. Việc mã hóa này có tác dụng là kiểm kê nhanh chóng, chính xác và thuận tiện khi tra cứu thông tin sản phẩm.

Quy trình chuẩn 5 bước phân loại sản phẩm, hàng hóa

Bước 1: Xác định mục đích phân loại

Trước tiên, cần làm rõ mục đích chính của việc phân loại hàng hóa: quản lý tồn kho, sắp xếp kho khoa học, phục vụ trưng bày, thuận tiện trong vận chuyển hay kiểm kê. Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến phương pháp và tiêu chí phân loại khác nhau. Việc xác định đúng mục đích giúp toàn bộ quá trình phân loại đi đúng hướng, tránh làm lại gây lãng phí thời gian và công sức.

Bước 2: Thu thập và kiểm tra thông tin hàng hóa

Tiến hành thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng hóa như: tên sản phẩm, mã SKU hoặc mã vạch, kích thước, khối lượng, chủng loại, thời hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, tính chất vật lý (dễ vỡ, dễ cháy,…). Các dữ liệu này cần chính xác và đầy đủ để tránh sai lệch khi phân nhóm, đồng thời hỗ trợ dễ dàng trong việc tích hợp vào hệ thống quản lý kho sau này.

Bước 3: Lựa chọn tiêu chí và thực hiện phân loại

Dựa trên đặc điểm sản phẩm và mục tiêu đã đề ra, lựa chọn tiêu chí phân loại phù hợp: theo ngành hàng, thương hiệu, kích thước, công dụng, mức giá, hoặc điều kiện bảo quản. Có thể áp dụng nhiều tiêu chí hoặc ít tiêu chí tùy quy mô và độ phức tạp. Sau đó, tiến hành chia nhóm rõ ràng, đảm bảo không chồng chéo và dễ dàng tra cứu khi cần sử dụng.

Bước 4: Gắn mã định danh và nhãn nhận diện

Sau khi phân loại, hãy đặt mã số cho từng nhóm hoặc từng sản phẩm, ví dụ như mã SKU, mã vạch, mã nội bộ. Đồng thời, dán nhãn hoặc đánh dấu trực tiếp lên hàng hóa hoặc kệ để dễ dàng nhận diện. Bước này hỗ trợ kiểm kê nhanh hơn đồng thời tránh nhầm lẫn trong quá trình xuất – nhập hoặc trưng bày sản phẩm.

Bước 5: Cập nhật vào hệ thống và rà soát định kỳ

Toàn bộ kết quả phân loại phải được nhập vào phần mềm quản lý hàng hóa để đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận (kho, bán hàng, vận chuyển). Bên cạnh đó, cần có kế hoạch rà soát định kỳ để điều chỉnh khi phát sinh hàng mới, thay đổi quy cách sản phẩm hoặc thay đổi trong quy trình vận hành. Điều này giúp hệ thống phân loại luôn phù hợp thực tế và phát huy hiệu quả lâu dài.

Các công cụ ứng dụng trong phân loại hàng hóa

Dưới đây là những công cụ đắc lực nên ứng dụng trong việc phân loại hàng hóa:

• Giá kệ kho phù hợp: Kệ kho là công cụ không thể thiếu trong phân loại và sắp xếp hàng hóa. Tùy vào tính chất và tải trọng hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại kệ như kệ hạng nhẹ, hạng trung và hạng nặng. Việc phân loại hàng theo từng tầng, từng dãy kệ sẽ kiểm soát tồn kho hiệu quả, đảm bảo hàng hóa được đặt đúng vị trí.
• Phần mềm quản lý kho (WMS, ERP): Đây là công cụ giúp số hóa và tự động hóa việc phân loại, kiểm soát và truy xuất hàng hóa. Phần mềm cho phép tạo mã hàng, phân nhóm, cập nhật số lượng, theo dõi tồn kho và cảnh báo khi có sai lệch.
• Mã vạch và thiết bị đọc mã vạch (Barcode): Sau khi phân loại, mỗi sản phẩm hoặc nhóm hàng cần được gắn mã vạch để phục vụ tra cứu, kiểm kê nhanh chóng. Công cụ này rất cần thiết trong siêu thị, kho lớn.
• Bảng phân loại và sơ đồ kho: Sử dụng bảng phân loại, bảng hướng dẫn hoặc sơ đồ kho được treo tại vị trí dễ quan sát thì nhân viên sẽ nhanh chóng xác định được nhóm hàng và khu vực chứa hàng. Đây là công cụ đơn giản nhưng rất hiệu quả.
• Dụng cụ hỗ trợ kiểm kê và sắp xếp: Gồm các công cụ như xe đẩy hàng, thang leo, thước đo, máy kiểm kho cầm tay (PDA),… giúp di chuyển, đo đạc và xác định hàng hóa dễ dàng. Đặc biệt trong kho cao tầng, các dụng cụ này đảm bảo an toàn và hiệu suất làm việc.

Phân loại hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho hiệu quả mà còn là nền tảng để tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Và để việc phân loại đạt hiệu quả cao, không thể thiếu các công cụ hỗ trợ, đặc biệt là hệ thống kệ kho phù hợp. Và nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giá kệ chất lượng, phù hợp từng loại hàng và quy mô kho, hãy liên hệ One Tech qua hotline 09760214077 để tư vấn chi tiết.